Como fazer a gestão de uma equipe pequena de e-commerce? 8 dicas úteis

Estruturar e fazer gestão de equipes pequenas de e-commerce, gerenciar tarefas com ferramentas essenciais e aplicar estratégias de gestão são ações que ajudam na gestão de equipes pequenas de e-commerce. Existem ferramentas gratuitas, como o Asana e o Notion, que ajudam a distribuir tarefas e tornar a produtividade mais efetiva. 

Fazer a gestão de equipe pequena de e-commerce é a realidade de 40,4% das empresas brasileiras do setor, segundo a Big Data Corp.

Entender como gerir os colaboradores envolvidos na operação ajuda a extrair o melhor da produtividade para rendimento da loja virtual, sem prejudicar os profissionais.

Por aqui, vamos trazer dicas de gestão e ferramentas gratuitas para melhorar os processos no dia a dia de uma equipe pequena de e-commerce.

Acompanhe!

Como é a estrutura de uma equipe de e-commerce 

Antes de entrarmos nos detalhes sobre a gestão de uma equipe pequena de e-commerce, vamos falar sobre qual é a estrutura e o cenário ideal para garantir o bom funcionamento de uma loja virtual. 

No geral, as equipes precisam contemplar áreas como:

• Gestão de produtos;
• Marketing digital;
• Vendas;
• Atendimento ao cliente;
• Logística;
• Contabilidade/Financeiro;
• Recursos humanos;
• Tecnologia. 

Em uma equipe pequena, normalmente essas funções são compartilhadas entre várias pessoas – quando não realizadas apenas pelo gestor do e-commerce. 

Mesmo para empresas de pequeno porte, existem funções essenciais que demandam a contratação externa de profissionais. A Associação Brasileira de Comércio Eletrônico (ABCOMM) fez um levantamento que aponta as 4 áreas de contratação com maior busca pelas empresas, que são:

• Marketing digital – 58%;
• Atendimento – 31%;
• Vendas – 26%;
• Redes sociais – 26%. 

Ainda no mesmo ranking, 36% dos profissionais eram de nível Analista, e 29% Assistentes, o que demonstra a necessidade por posições mais operacionais nos e-commerces. 

Quando terceirizar?

Idealmente, é preferível ter equipes internas para realizar a gestão do e-commerce, por tornar os profissionais envolvidos especialistas nas atividades realizadas. Porém, isso gera custos elevados para as empresas.

A terceirização é uma alternativa para o momento em que o e-commerce está crescendo e demanda mais pessoas para realização de atividades diárias, mas ainda não dispõe da verba necessária para realizar contratações diretas.

As empresas de facilities, como são chamadas as especialistas em terceirização de mão de obra, possuem estrutura organizada para contrato regular de profissionais dos mais diversos setores, e ainda lidam com toda a parte burocrática. Para quem está gerindo o e-commerce, isso representa uma economia de tempo e de dinheiro, importantes para o início de um negócio. 

Os desafios da equipe de e-commerce pequena

Ter uma equipe enxuta para gerenciar as operações de um e-commerce tem vantagens, claro. A principal delas é a concentração de atividades em um círculo pequeno de pessoas, o que evita problemas de comunicação e ruídos.

Além disso, organizações com equipes menores tendem a contar com profissionais mais ágeis e engajados.

Porém, a mesma estrutura que gera benefícios para as empresas pode causar danos para a gestão – e para os profissionais.

Entre os principais desafios, estão:

Sobrecarga de profissionais

Com equipes reduzidas e a mesma quantidade de atividades, a distribuição por profissional torna o dia a dia mais intenso.

No momento em que o e-commerce começa a crescer e a equipe se mantém na mesma estrutura, é quando podem ocorrer os casos de sobrecarga – que, em níveis extremos, levam as pessoas a experienciar quadros de esgotamento profissional – o chamado burnout. 

Especialização limitada

Uma equipe pequena, ao mesmo tempo em que concentra os conhecimentos sobre o cotidiano da empresa, também limita a quantidade de tempo disponível para especialização dos profissionais.

À medida em que o e-commerce requer novas habilidades para seguir crescendo, como investimento em tecnologia, edição de vídeos para redes sociais e técnicas para vendas, ter profissionais com novas habilidades se faz necessário.

Licença e férias

Todos nós precisamos de um descanso das nossas atividades laborais eventualmente, certo? 

Em termos de gestão de pessoas, uma equipe pequena para e-commerce reduz a flexibilidade para liberação de férias e licenças remuneradas. Quando falta organização nesse sentido, o descanso de um colaborador pode se tornar a sobrecarga de outro – e aí voltamos para o primeiro desafio citado.

5 dicas para gestão de equipe pequena de e-commerce

É necessário cuidado e investimento para garantir uma boa gestão de equipe de e-commerce pequena, sem prejudicar o negócio e os profissionais envolvidos. 

Vamos entender como é possível colocar isso em prática a seguir.

Escute as pessoas

Em uma pequena equipe de e-commerce, ouvir as necessidades dos integrantes ajuda a criar um ambiente colaborativo e identificar problemas antes que eles impactem o negócio. 

Abra espaço para feedback sobre as operações, como dificuldades com processos, sugestões de melhorias e novas ideias para comunicação.

Por exemplo: a pessoa responsável pelo atendimento ao cliente identificou padrões nas dúvidas mais frequentes. Utilize isso como insumo para novas descrições de produtos ou para a criação de uma sessão de perguntas frequentes no site.

🎥Confira como criar descrições de produtos:

Invista em ferramentas

Com equipes reduzidas, valem investir em ferramentas que otimizem o tempo produtivo dos profissionais.

Existem soluções gratuitas ou de baixo custo para organização de atividades, como o Trello, que permitem a integração do trabalho em equipe.

Outras ferramentas também ajudam a automatizar tarefas repetitivas, como emissão de notas fiscais ou atualização de estoque, liberando os membros da equipe para se concentrarem em atividades mais estratégicas.

Terceirize quando necessário

Terceirizar atividades específicas, como logística, criação de conteúdo ou gestão de anúncios pagos é uma solução inteligente para manter a qualidade do trabalho e evitar a sobrecarga dos membros da equipe. 

Por exemplo, contratar uma transportadora ou um parceiro de logística para otimizar o processo de entregas, enquanto um freelancer pode ser contratado para melhorar as imagens dos produtos. 

Otimize o tempo produtivo

Sabe aquela frase “tempo é dinheiro”? Na realidade de um e-commerce com equipe pequena, essa premissa se torna ainda mais verdadeira.

É importante criar rotinas e utilizar metodologias para organizar demandas, evitando a perda de tempo produtivo com atividades que podem ser realizadas de outras maneiras – com o uso de tecnologia, por exemplo. 

Outro ponto é a organização das tarefas por pontos focais. Por exemplo, dedicar uma manhã exclusivamente à atualização do site ou ao planejamento de campanhas evita que os colaboradores percam tempo trocando de foco constantemente. 

Estipule prioridades

Uma equipe pequena não consegue fazer tudo ao mesmo tempo. Sem a definição de prioridades, tudo se torna urgente – e quase nada é finalizado.

Baseie as escolhas de atividades nos objetivos do negócio, como aumentar as vendas de um produto específico ou melhorar o tempo de resposta ao cliente. 

Para isso, crie um planejamento semanal ou mensal que destaque as atividades mais urgentes e estratégicas. Por exemplo, se a equipe está se preparando para uma grande promoção sazonal, priorize o estoque e o material promocional antes de pensar em melhorias no design do site.

Bônus: 8 ferramentas gratuitas de gestão para e-commerce

Se o investimento financeiro não é uma possibilidade atual, você pode contar com ferramentas gratuitas para gerenciar pequenas equipes de e-commerce e ter impactos positivos na produtividade.

Separamos 8 ferramentas que estão disponíveis gratuitamente, com uso limitado, ideais para organizar a rotina das equipes e ter acesso a dados relevantes do e-commerce. 

Google Drive

O Google Drive é uma central de armazenamento ideal para centralizar e compartilhar documentos, imagens, planilhas e outros arquivos necessários para o funcionamento do e-commerce. 

No plano gratuito, possui 15 GB de armazenamento, o que torna possível armazenar contratos de fornecedores, imagens de produtos e relatórios de vendas simplificados.

Planilhas Google

As Planilhas Google são uma ferramenta para organizar dados e monitorar o desempenho de um e-commerce. 

Podem ser usadas para criar tabelas de controle de estoque, gerenciar cronogramas de campanhas de marketing ou acompanhar métricas como taxa de conversão e tráfego do site.

A principal diferença entre utilizar essa planilha online e as tradicionais é a possibilidade de colaborar com atualizações simplificadas em tempo real, evitando a perda de dados por documentos defasados. 

Google Calendar

O Calendário Google, ou Google Calendar, assim como outras agendas compartilhadas, ajuda a manter a equipe sincronizada com prazos e eventos importantes. 

Por exemplo, pode ser usado para agendar reuniões, mas também para coordenar lançamentos de produtos, promoções sazonais ou entregas de fornecedores. 

Com recursos de compartilhamento, cada membro da equipe pode visualizar compromissos e se organizar para atender às demandas do negócio.

Trello

O Trello é uma ferramenta popular para gestão de tarefas, que utiliza quadros, listas e cartões para organizar projetos.

Como é bastante visual – no formato mais utilizado pela metodologia Kanban – acaba sendo a opção mais utilizada por equipes pequenas.

No plano gratuito, permite a criação de até 5 quadros consecutivos. 

Asana

O Asana também é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que ajuda equipes a organizar e priorizar tarefas de forma eficiente. 

Na gestão de um e-commerce, o Asana pode ser usado para acompanhar atividades do dia a dia, como atualização de relatórios, planejamento de campanhas e estudos sobre novos produtos.

O plano gratuito possui acesso para 3 visualizações de projetos, que podem conter inúmeras listas e quadros em cada um. 

Notion

O Notion é uma plataforma multifuncional que combina notas, tarefas, bases de dados e repositório de conhecimento em um único espaço. 

Diferente das outras opções, o Notion é ideal para documentar processos, criar listas de verificação para campanhas ou armazenar informações detalhadas sobre produtos e fornecedores.

O plano gratuito permite a criação de projetos com até 10 editores. 

Bitrix24

O Bitrix24 é uma solução completa de gestão de equipes, que inclui CRM, gerenciamento de projetos, comunicação interna e ferramentas de automação. 

Na gestão do e-commerce, a ferramenta ajuda a rastrear leads, organizar a comunicação com fornecedores e clientes, e criar fluxos de trabalho automatizados para tarefas repetitivas, como envio de e-mails promocionais. 

Também possui um plano gratuito que conta com recursos como criador de sites, central de contato, relacionamento com clientes, e até 5 GB de armazenamento.

Looker Studio

O Looker Studio (antigo Google Data Studio) é uma ferramenta de análise e visualização de dados que permite criar relatórios e paineis de visualização personalizados. 

É ideal para criar apresentações visuais de dados, como tráfego do site, vendas, taxas de conversão e desempenho de campanhas. 

Os relatórios interativos podem ser compartilhados com a equipe para que todos tenham acesso às informações do e-commerce. É gratuito e integrável com as demais ferramentas da Google, como as planilhas.

Leia também: Ferramentas gratuitas para e-commerce

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