Como fazer gestão de estoque no e-commerce: ferramentas e planilha grátis

A gestão de estoque é o processo de supervisionar e controlar a compra, armazenamento e utilização de produtos para garantir que a quantidade certa esteja disponível no momento certo. É uma atividade que influencia diretamente a satisfação do cliente e a eficiência operacional do negócio. 

Quer entender como uma boa gestão de estoque torna seu e-commerce mais lucrativo? Então você está no lugar certo!

Neste artigo, você vai aprender o que é gestão de estoque, os tipos de estoque e os sistemas de gestão disponíveis no mercado. Além disso, vamos falar um pouco sobre as melhores práticas e o que evitar na hora de organizar a gestão do seu e-commerce. 

O que é e para que serve a gestão de estoque no e-commerce?

A gestão de estoque é um conjunto de processos voltados para controlar os insumos de uma empresa, sejam eles produtos prontos ou matéria-prima para a fabricação. 

Dentro da gestão de estoque de um e-commerce está o controle dos materiais comprados, dos que devem ser reabastecidos, daqueles que serão descontinuados, entre outros. 

O planejamento e controle de estoque de uma empresa deve atender, ao menos, três requisitos:

• Produção: produtos ou materiais com menor risco de faltarem;
• Financeiro: produtos ou materiais com menor investimento de capital;
• Vendas: produtos ou materiais que tenham uma venda mais rápida e entrega facilitada. 

Complexo, não? Mas estamos aqui para ajudar a simplificar o conceito na sua loja virtual! 

A importância da gestão de estoque para lojas virtuais

Primeiro, vamos falar sobre as atividades dentro da gestão de estoque.

Uma boa gestão de estoque considera:

• Escolha/classificação dos materiais ou produtos;
• Definição de estoque mínimo e máximo para cada tipo;
• Realização do inventário para controle;
• Manutenção da qualidade dos produtos ou materiais;
• Precificação do custo e investimento de cada produto ou material. 

A escolha dos materiais ou produtos torna o processo mais assertivo dentro do que se deseja vender aos clientes, evitando custos com produtos que não tragam retorno financeiro. 

Outro benefício de considerar esses pontos é que, com um controle de estoque mínimo e máximo, é possível evitar que produtos fiquem em falta por muito tempo. Afinal, isso impacta profundamente na experiência do cliente e traz prejuízos para o negócio. 

A qualidade dos produtos também reverbera lá na frente, no atendimento ao cliente e na satisfação. Por fim, impacta também no ticket médio e na na saúde financeira da empresa. Afinal, um cliente feliz compra mais e mais vezes, e o lucro do seu e-commerce agradece. 

Quais são os tipos de estoque?

Para fazer uma boa gestão de estoque, é preciso, primeiro,  compreender os tipos de estoque que existem. Alguns deles são:

Estoque físico

Se refere a todas as mercadorias que estão prontas para serem enviadas aos clientes e que são mantidas em um centro de distribuição ou armazém.

Estoque consignado

O estoque é mantido em posse do fornecedor até que a venda seja concluída.

Estoques de segurança

São estoques extras mantidos como uma reserva de segurança para lidar com variações na demanda ou incertezas no tempo de entrega.

Estoque sazonal ou de ciclo

Alguns produtos são mais populares em determinadas épocas do ano, como brinquedos durante as datas festivas ou roupas de banho no verão. Os estoques sazonais servem para garantir que a demanda seja suprida de acordo com o ciclo.

Estoque virtual

Também conhecido como estoque compartilhado, é um tipo de estoque dividido entre diferentes lojas virtuais com um número limitado de peças.

Estoque inativo

São produtos que foram descontinuados ou têm baixa rotatividade. A gestão é particularmente importante aqui para evitar que tenha uma grande quantidade desses produtos, gerando prejuízo na loja.

Dropshipping

Os produtos são estocados e enviados diretamente do fornecedor para o cliente, sem passar pelo estoque do lojista. 

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Quem é dropshipper precisa se preocupar com gestão de estoque?

Falando em dropshipping, uma das principais vantagens dessa modalidade é não se preocupar com o estoque. Ao menos, não diretamente. 

O dropshipper faz a ligação entre os fornecedores e os clientes, criando uma loja virtual que funciona como”mostruário” dos produtos. Mas a embalagem e entrega acontece diretamente do fornecedor para o cliente final. 

Quem tem uma operação de drop ou está pensando em entrar nesse mercado, deve ficar de olho se o fornecedor está com baixo estoque de determinado produto. 

Isso porque essa situação pode exigir que o dropshipper atualize seu catálogo de produtos para evitar vendas que necessitam de reembolso por falta de itens. Afinal, isso impacta diretamente na experiência de compra dos clientes. 

Por isso, escolher fornecedores de confiança é muito importante para quem faz dropshipping. Considere pontos como transparência na gestão de estoque e canais de comunicação claros e eficazes para informar sobre a falta de produtos na hora de escolher de onde comprar os produtos para revender.

Leia também: 6 dicas para encontrar os melhores fornecedores de dropshipping

Quais são os métodos de gestão de estoque?

Processos, métodos, sistemas. Esses termos serão os seus melhores amigos, tanto na gestão de estoque da sua loja virtual quanto nas demais áreas necessárias para manter uma loja viva e vendendo. 

Para a gestão de estoque, separamos 6 métodos diferentes e com eficácia comprovada. Entenda os detalhes de cada um para escolher qual melhor combina com a sua área de atuação. 

1. PEPS

Essa sigla significa “primeiro a entrar, primeiro a sair“. Ou seja, considera a organização e manutenção do estoque a partir dos produtos que têm maior saída em relação à compra. É muito utilizado por quem trabalha com produtos perecíveis.

2. UEPS

Ao contrário da anterior, o método UEPS significa “último a entrar, primeiro a sair“, e considera a compra de materiais e produtos que mais saem por último. Assim, o valor do estoque sempre será sobre os produtos mais novos.

3. JIT

No método Just in Time, a estratégia é que o estoque seja mantido com a menor quantidade de produtos possíveis e necessários para venda em curto prazo. Nesse cenário, o custo de manutenção é menor, mas as empresas ficam dependentes de fornecedores ágeis para um momento de aumento de demanda. 

4. Curva ABC

Considerando giro de estoque, faturamento e lucratividade, a curva ABC é uma estratégia de manutenção de estoque com base nesses três pilares. 

A são os produtos que vendem medianamente, mas com alto lucro. B são os produtos que vendem muito e com alto lucro. C são os produtos que vendem pouco e resultam em pouco lucro. 

Considerando isso, a empresa mantém o estoque e reposição dos produtos levando em conta a importância, giro e faturamento, priorizando os produtos de acordo com a estratégia pessoal. 

5. Custo médio

O custo médio tem mais impacto na gestão financeira do estoque, porque considera manter o valor/custo de manutenção com a média ponderada dos valores de todos os produtos em estoque na empresa.

6. Preço específico

Diferente do custo médio, o método de preço específico considera o valor unitário de cada categoria de produto, para somar e gerar o valor ou custo final do estoque. 

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Como fazer gestão de estoque?

Sabemos qual é a importância e os benefícios da gestão de estoque para a sua loja virtual. Também já entendemos quais são os tipos de estoque disponíveis e os métodos de gestão que podem ser utilizados. 

Por isso, vamos às dicas práticas de gestão de estoque, tanto para lojistas iniciantes quanto para quem tem mais experiência na área. Acompanhe!

Dicas de gestão de estoque para lojistas iniciantes

Se você está começando agora, confira as dicas práticas para incluir no dia a dia da gestão do seu estoque.

Defina seu nicho de atuação

Em um momento de testagem e avaliação do seu público-alvo, entender qual é o nicho de mercado do seu negócio facilita na compra de insumos para a loja, evitando gastos com materiais que terão pouca ou nenhuma saída.

Entenda a quantidade mínima de produtos para cada tipo

Com o item anterior em mente, ter um estoque recorrente dos materiais necessários faz com que seus clientes não tenham problemas com a compra. Além disso, permite que você tenha sempre produtos disponíveis – sem ter um impacto negativo na saúde financeira da empresa. 

Mantenha seu estoque em dia

A gestão de estoque prevê que você tenha controle do que deve ser reposto antes que fique esgotado.

Dentro da visão geral da sua Loja Virtual na Yampi, você tem acesso a todos os pedidos concluídos, formas de pagamento e, principalmente, os produtos mais vendidos da loja.

Com essas informações, fica mais fácil definir o que  deve ser priorizado na compra e reposição de estoque do e-commerce. 

Escolha fornecedores de confiança

É fundamental pesquisar bem onde adquirir os produtos para a sua empresa, para que a qualidade seja sempre superior em relação ao valor investido. 

Dicas de gestão de estoque para lojistas experientes

Para quem possui uma loja virtual há mais tempo e já sabe qual é o nicho de atuação, os produtos com maior ou menor saída e demais pontos que citamos antes, a preocupação deve estar em outros detalhes

Faça seu inventário

É um processo burocrático, mas importante – e evita surpresas desagradáveis na hora da venda. Uma boa gestão de estoque precisa ter atenção redobrada no inventário do que está disponível na empresa, com quantidade e controle de vencimento – se for o caso de materiais perecíveis.

Selecione mais de um tipo de estoque

Lembra dos tipos de estoque que falamos lá no início? Eles são especialmente importantes para quem possui mais experiência no mercado, porque aumentam a disponibilidade de produtos em diferentes fornecedores e métodos de logística. 

Tenha uma ferramenta de controle

Essa dica serve para os dois tipos de lojistas, iniciantes e experientes, mas pode ser financeiramente melhor para quem já está faturando alto. 

Contar com a tecnologia para suportar o seu negócio tem grandes vantagens. No próximo item, vamos falar sobre as principais ferramentas disponíveis no mercado para gestão de estoque. 

Como fazer gestão de estoque integrada entre loja física e virtual 

A gestão de estoque integrada entre loja física e virtual requer planejamento estratégico, a escolha das ferramentas certas e a capacitação da equipe. Pode até parecer complicado, principalmente se você está começando a integrar ambos os canais de vendas, mas com algumas dicas, é possível ter um bom controle de estoque. 

Aqui estão algumas práticas recomendadas para implementar uma gestão de estoque integrada:

1. Escolha um sistema de gestão de estoque

Utilize um sistema ERP que permita a gestão centralizada de estoque para ambos os canais. Exemplos incluem Bling e Tiny, além de ferramentas como Pluga, mas vamos ver mais a seguir.

2. Integração dos canais de venda

Tenha certeza de que o sistema de gestão de estoque vai sincronizar os dados de vendas de ambos os canais em tempo real para evitar vendas excedentes e problemas de disponibilidade de produtos.

Para isso, utilize APIs e conectores para integrar o sistema de gestão de estoque com a sua loja virtual. 

3. Centralização dos dados de estoque

Mantenha uma base de dados centralizada que demonstre os níveis de estoque em todos os locais e canais: isso evita que você precise ficar buscando informações em diferentes plataformas. 

Para facilitar ainda mais, implemente processos que atualizem o estoque em tempo real sempre que houver uma venda ou uma devolução.

4. Visibilidade e monitoramento

Crie um dashboard que ofereça visibilidade completa sobre o status do estoque, incluindo níveis de produtos, localização, e previsões de demanda. Uma boa ideia é configurar alertas para níveis baixos de estoque, produtos que estão parados, ou discrepâncias de inventário.

5. Previsão de demanda

Toda boa gestão de estoque inclui prever o que estar por vir, sem precisar de bola de cristal. Para isso, utilize ferramentas analíticas para prever a demanda de produtos com base em históricos de vendas, tendências sazonais e promoções.

A partir disso, desenvolva um planejamento de reposição baseado nas previsões de demanda para evitar tanto excesso quanto falta de produtos.

6. Ferramentas e tecnologias adicionais

Se quiser ir além, vale utilizar etiquetas RFID pode melhorar a rastreabilidade e a precisão do estoque: elas usam a radiofrequência para rastrear objetos e facilitam o controle dos produtos. 

Outra estratégia interessante para otimizar a gestão de estoque é implementar soluções de automação para tarefas repetitivas, como reabastecimento de produtos e processamento de pedidos.

6 principais sistemas e ferramentas de gestão de estoque 

Ferramentas para gestão de estoque, definitivamente, não faltam no mercado. Mas nós estamos aqui para te ajudar a encontrar a que melhor combina com o seu tipo de negócio.

Por isso, separamos 6 ferramentas entre as mais populares para você conhecer:

1. Bling

O Bling é um sistema de ERP (Enterprise Resource Planning, ou planejamento de recursos empresariais) que possui um módulo de gestão de estoque, ideal para pequenas e médias empresas – e com integração nativa na Yampi. 

2. Tiny ERP

Seguindo a linha do anterior, o Tiny ERP é um sistema de gestão para pequenas e médias empresas, com diferentes módulos, sendo um específico para gestão de estoque. Possui integração nativa com a sua Loja Virtual na Yampi. 

3. Conta Azul

Mais voltado para controle financeiro, mas ainda com módulo de gestão de estoque, o software Conta Azul é um ERP voltado para médias e grandes empresas.

4. Linx

A partir daqui, começamos com as gigantes do segmento, como a Linx, considerado um dos sistemas de ERP mais relevantes do país e com um sistema especialista em varejo. 

5. TOTVS

A TOTVS é líder no segmento de ERP e sistemas de gestão para grandes empresas, com módulos avançados de gestão de estoque.

6. SAP

Na mesma linha, a SAP possui sistemas de gestão para diferentes segmentos de mercado, com um específico para gestão de estoque e inventário de grandes empresas.

Indicadores para acompanhar a sua gestão de estoque

O uso de sistemas de gerenciamento de estoque facilita a coleta e análise de dados. Mas é a partir de indicadores-chave que você vai entender como está a operação de fato. 

Esses são os indicadores que você deve ter em mente na hora de organizar a gestão do estoque do seu e-commerce: 

• Giro: mostra quais são os produtos com maior saída e os que estão parados, e por quanto tempo;
• Ruptura: indica a relação entre os produtos disponíveis na loja virtual e os que estão em falta;
• Perda: avalia a quantidade de produtos que foram perdidos no processo de estoque, transporte e armazenamento, em comparação com o que foi adquirido;
• Tempo de reposição: apresenta o tempo que levou até determinado produto ser estocado na loja;
• Taxa de retorno: representa a quantidade de produtos vendidos em relação com os que foram retornados por clientes.

Erros comuns na gestão de estoque e como evitar

Alguns erros acontecem com frequência, principalmente quando estamos iniciando na área e aprendendo os primeiros passos para uma gestão de estoque eficiente. Por exemplo: 

• Investir muito na compra de estoque de produtos que não sabemos se realmente vendem com a mesma frequência;
• Estocar em espaços caros;
• Optar por ter um estoque físico quando a loja permite um estoque compartilhado; 
• Não manter a atenção na validade dos produtos e acabar tendo quebra de estoque;
• Entre outros. 

Agora, se você tem loja física e virtual, ou se está planejando conciliar os dois canais, aqui estão alguns erros comuns para você não cometer na sua operação:

• Operar a loja física e virtual de maneira isolada, sem integração entre os estoques;
• Não atualizar o estoque em tempo real entre os canais físico e virtual, levando a inconsistências;
• Não prever corretamente a demanda, o que pode causar excesso ou falta de estoque;
• Contar com processos manuais para gerenciar o estoque, o que é propenso a erros humanos;
• Não contabilizar adequadamente as devoluções, causando distorções no inventário;
• Entre outros.

O segredo é não se assustar quando um erro acontecer, mas aprender com ele. 

Com as ferramentas certas e o passar do tempo, você aprende como os seus clientes se comportam, o que gera mais e menos lucro para o seu e-commerce e desenvolve técnicas para fazer a gestão de estoque. 

Portanto, na sua Loja Virtual da Yampi, você conta com indicadores em tempo real, mostrando a lucratividade do negócio, disponibilidade de produtos e integração com diferentes ferramentas de gestão. 

Bônus: planilha de gestão de estoque 

A Yampi te ajuda a transformar a maneira como a sua empresa gerencia seus produtos: disponibilizamos, gratuitamente, uma planilha de controle de estoque para auxiliar nas decisões estratégicas do seu negócio. 

Com o nosso material grátis em mãos, você consegue monitorar entradas e saídas de mercadorias de maneira eficiente, o que facilita a identificação de tendências de vendas e a realização de previsões mais precisas. 

Além da visibilidade e precisão, uma planilha de controle de estoque oferece flexibilidade e personalização conforme as necessidades específicas do negócio. Além disso, uma planilha é uma solução acessível e econômica, ideal para pequenas e médias empresas que precisam otimizar seus recursos.