A gestão de pedidos representa um conjunto de ações que garantem a conformidade no envio de uma compra ao cliente. Ao otimizar o processo, com ações práticas e uso de ferramentas e sistemas, as lojas virtuais garantem a satisfação do cliente.
Desde a compra no e-commerce até o envio do pedido ao cliente, existe um processo que deve ser acompanhado de perto, chamado gestão de pedidos.
Esse processo passa pelo controle de estoque no armazenamento e na loja virtual, e impacta todos a experiência do cliente com o seu negócio.
Vamos entender, a seguir, cada etapa da gestão de pedidos e como é possível otimizar o gerenciamento com integrações e aplicativos conectados à loja virtual.
O que é gestão de pedidos?
Então, vamos direto ao ponto: gestão de pedidos é o processo de organização do pedido, desde a compra do produto até o envio ao cliente final.
Mas esse gerenciamento começa muito antes da venda.
Para que o pedido seja realizado sem problemas, o estoque precisa estar atualizado, com as quantidades de produtos disponíveis corretamente na loja virtual.
Ainda, a loja precisa contar com parceiros logísticos de confiança, que garantam o envio ao cliente no prazo estabelecido.
Por exemplo: sua loja é especializada na venda de tênis. O cliente escolheu um modelo de uma nova coleção, com poucas unidades.
Para que a gestão desse pedido ocorra tranquilamente, é necessário ter um controle efetivo do estoque, evitando uma possível frustração caso ocorra a indisponibilidade do par desejado.
Ainda que o processo possa variar de acordo com a loja virtual, existem etapas que são comuns entre todas, tais como:
O pedido é recebido na loja virtual
Após a escolha do produto dos sonhos na loja virtual, a compra é fechada com pagamento aprovado.
Nesse momento, tanto a loja quanto a pessoa que realizou a compra recebem notificações sobre o andamento do processo.
O armazém recebe a solicitação
Se a loja virtual possuir o estoque em armazém, o sistema do local recebe o pedido para separação e faz a retirada da quantidade disponível.
O processo é similar, também, para lojistas que não possuem estoque em armazém.
Leia também: Guia para armazenamento de produtos
O pedido é preparado e embalado
Seja no armazém ou no sistema de estoque disponível, o produto comprado é embalado para ser enviado ao cliente final.
É importante ter atenção ao tipo de embalagem adequada para cada produto, para evitar danos ao longo do processo logístico.
A logística é iniciada
Com o pedido embalado e pronto para envio, a logística tem início.
A depender do tipo de parceiro logístico, o produto pode ser recolhido ou enviado até o centro de distribuição mais próximo, para que siga o caminho até o cliente final.
O cliente recebe o pedido
Com uma logística tranquila, o cliente recebe o pedido dentro do prazo estabelecido.
Esse momento gera grande expectativa para quem realizou a compra. Por isso, as etapas iniciais devem ser gerenciadas com cuidado e atenção.
Em cada uma dessas etapas, uma comunicação clara e eficiente entre loja e comprador faz toda a diferença na gestão de pedidos.
Leia também: Manual completo de envio de encomendas
Benefícios da boa gestão de pedidos para seu negócio
Contar com um gerenciamento de pedidos estruturado e otimizado apresenta benefícios tanto para a loja virtual quanto para a relação com o cliente.
Com uma boa gestão de pedidos:
💡Seu atendimento na loja virtual se torna mais ágil
A gestão de pedidos, em conjunto com uma comunicação efetiva ao longo de todo o processo de compra, facilita o atendimento da loja.
O cliente recebe comunicados, desde a aprovação da compra até o frete, o que aumenta a confiança na loja virtual – e diminui o fluxo de atendimento.
👍 Seu cliente tem uma melhor experiência de compra
Ao receber informações em tempo real sobre o andamento do pedido, a partir da gestão, o cliente tem uma melhor experiência de compra.
Junto com a entrega no prazo e a qualidade do produto, se cria um combo que impacta na finalização.
📈 Seus processos se tornam mais produtivos
Quando falamos em aumento da produtividade nos processos da loja virtual, significa, principalmente, que menos tempo é perdido solucionando problemas nas compras dos clientes.
Esse benefício ganha pontos extras quando a gestão de pedidos acontece com uma ferramenta ou sistema automatizado.
🕺 Seu cliente tem maiores chances de retornar
Então, se a experiência de compra foi boa, a comunicação fluiu ao longo do processo de compra e entrega do pedido, e o cliente não precisou entrar em contato com o suporte porque já tinha todas as informações sobre a compra, o retorno é garantido.
Tudo isso é resultado de uma gestão de pedidos efetiva e bem estruturada.
Leia também: Maneiras práticas para reter consumidores no e-commerce
Como otimizar a gestão de pedidos no e-commerce
Otimizar a gestão significa fazer mudanças ao longo das etapas para promover maior agilidade e ter os melhores resultados, desde escolher novas ferramentas até parceiros.
Confira 7 dicas para atualizar e otimizar os processos da sua loja virtual na gestão de pedidos.
1. Utilize sistemas automatizados
A utilização de sistemas automatizados é fundamental para otimizar a gestão de pedidos.
Como falamos, esses sistemas permitem a automação de tarefas repetitivas, como a entrada de pedidos, a atualização de status, e a emissão de etiquetas de envio.
2. Faça a integração com sistemas de pagamento
A integração com sistemas de pagamento facilita as transações e proporciona uma experiência de compra mais fluida para os clientes. Verifique se o sistema de gestão de pedidos se integra com os gateways de pagamento disponíveis na sua loja virtual.
Quem utiliza a Yampi conta com os principais gateways de pagamento disponíveis no mercado desde o plano Basic, sem mensalidade, que se integra a vários sistemas de gestão.
3. Escolha bons parceiros de logística
Parcerias estratégicas com empresas de logística ajudam a melhorar a experiência do cliente, garantindo que os pedidos cheguem no prazo e em boas condições.
Escolha transportadoras e serviços de logística que ofereçam integração com o sistema de gestão de pedidos da sua loja virtual, permitindo, principalmente, o rastreamento dos pacotes em tempo real.
4. Tenha uma manutenção eficiente do estoque
A gestão de pedidos começa desde o estoque. Um gerenciamento eficiente de estoque evita problemas comuns, como a venda de produtos que acabaram.
Utilize sistemas que permitam a atualização em tempo real dos níveis de estoque e configure alertas para reabastecimento, assegurando que a loja virtual sempre tenha produtos disponíveis para atender à demanda dos clientes.
Leia também: O que é giro de estoque e como calcular
5. Implemente a comunicação em tempo real
Quando falamos em comunicação em tempo real, consideramos o uso de ferramentas com disparos automatizados sobre o status do pedido. Lembre: automação significa agilidade em processos repetitivos.
Por isso, invista em ferramentas que enviem automaticamente notificações por e-mail ou mensagem via WhatsApp para informar sobre cada etapa do processo de compra, desde a confirmação do pedido até a entrega.
Na Yampi, a sua loja virtual conta com o envio de e-mails transacionais para os clientes – e eles também podem acompanhar os status do pedido na seção “Minhas Compras”.
6. Invista no atendimento ao cliente
Um bom atendimento ao cliente faz a diferença quando algo não funciona tão bem na gestão de pedidos.
Crie canais de atendimento efetivos, seja por e-mail, redes sociais ou aplicativos de mensagem, e ofereça assistência imediata aos clientes sempre que necessário.
Leia também: Dicas para fazer um ótimo atendimento ao cliente via WhatsApp
7. Crie ações de pós-venda
Sim, a gestão de pedidos começa antes da venda e vai além da finalização da compra, com a implementação de ações no pós-venda.
Configure o disparo de e-mails de agradecimento, pesquisa de avaliação e envio de descontos exclusivos para os clientes após o processo de compra, para entender a satisfação como um todo – e utilizar, também, como uma maneira de entender o que pode melhorar no gerenciamento de pedidos.
Sistema de gestão de pedidos: o que precisa ter?
Ao escolher um sistema de gestão de pedidos (também conhecido pela sigla OMS – Order Management System), é importante que os lojistas prestem atenção aos aspectos técnicos, como a automação do processo de pedidos.
O sistema deve ser capaz de automatizar tarefas como a entrada de pedidos, a atualização de status e a gestão de envio. Isso economiza tempo e minimiza erros humanos no processamento das vendas.
Outro ponto importante é a integração com outros sistemas e com a loja virtual. Um bom sistema de gestão deve se integrar com as demais plataformas utilizadas no seu e-commerce, permitindo um fluxo de trabalho constante e otimizado.
Por último, mas não menos importante, avalie os aspectos da solução quanto à segurança dos dados. A ferramenta escolhida deve ter medidas de segurança para proteger as informações sensíveis dos clientes e da empresa, como controle de acesso e autenticação.
5 aplicativos para gerenciar pedidos da sua loja
Quem tem loja na Yampi, sabe que estamos sempre buscando novas parcerias e aplicativos que simplifiquem a vida dos lojistas, como soluções para gestão de estoque, logística e, claro, gestão de pedidos.
Veja quais são os aplicativos disponíveis para integração com a loja virtual Yampi e que vão facilitar o gerenciamento do seu e-commerce.
Bling
O Bling é um software robusto para gestão de e-commerce, que possui funções como gestão de estoque, de pedidos e faturamento.
É um ERP que auxilia no gerenciamento da loja virtual como um todo, simplificando a manutenção das operações.
Softvar
O Softvar é mais uma alternativa de sistema ERP, com funções para auxiliar na gestão de pedidos, disponível para integração com a Yampi.
Tiny
O Tiny é um ERP que permite automatizar os processos diários de um e-commerce, como emissão de notas fiscais, gestão de estoque e gestão de pedidos.
Pluga
Uma opção interessante que temos disponível na Yampi é a integração com a Pluga – que é uma ferramenta desenvolvida para conectar todas as ferramentas do seu e-commerce.
Assim, se você utiliza diferentes softwares, mas quer ter uma gestão automatizada entre eles, basta conectar com a Pluga.
Notificações Inteligentes
Partindo para a comunicação com o cliente, recomendamos o uso da NI – Notificações Inteligentes.
Com ela, é possível configurar disparos automáticos para os clientes durante o processamento de pedidos, desde a compra até o envio, otimizando a comunicação.
RD Station
Ainda sobre comunicação, o RD Station é uma plataforma completa voltada para relacionamento com o cliente – e que integra com a Yampi.
Com o RD, é possível criar disparos automatizados por e-mail durante toda a jornada de compra, e utilizar no pós-venda também, com ações para fidelizar o cliente.
A loja de aplicativos da Yampi é pública e está disponível para consulta.
Gestão de pedidos é o processo de organização do pedido, desde a compra do produto até o envio ao cliente final.
Utilize sistemas automatizados
Faça a integração com sistemas de pagamento
Escolha bons parceiros de logística
Tenha uma manutenção eficiente do estoque
Implemente a comunicação em tempo real
Invista no atendimento ao cliente
Crie ações de pós-venda
Bling
Softvar
Tiny
Pluga
NI – Notificações Inteligentes
RD Station
